Onafhankelijkheid (4.1.4)

Schriftelijke waarborgen
Alle raden van bestuur en de FG’s van de onderzochte ziekenhuizen zijn zich bewust van de wettelijk verplichte onafhankelijke positie van de FG binnen de organisatie. Nagenoeg alle ziekenhuizen hebben de onafhankelijkheid van de FG schriftelijk vastgelegd in de arbeidsovereenkomst met de FG of in de functieomschrijving van de FG. Een enkel ziekenhuis heeft die onafhankelijkheid nog eens benadrukt in een afzonderlijke memo aan de FG. Een aantal (kleine) ziekenhuizen is van mening dat de onafhankelijkheid van de FG niet afzonderlijk in de arbeidsovereenkomst hoeft te worden opgenomen, omdat dit reeds in de AVG is bepaald.
Voorkomen van belangenconflicten
De meeste onderzochte ziekenhuizen hebben geen nadere interne regels of afspraken gemaakt om belangenconflicten te vermijden. Een aantal ziekenhuizen geeft daarvoor als reden dat de FG geen nevenfuncties vervult en dus in de praktijk niet te maken krijgt met belangenconflicten. In één ziekenhuis is in de aanstellingsbrief expliciet bepaald dat de FG geen taken opgelegd krijgt die kunnen leiden tot belangenconflicten. Daarnaast heeft één FG een “Verklaring van persoonlijke onafhankelijkheid” ondertekend.
Zoals de AP in paragraaf 4.1.1 van dit rapport heeft aangegeven, komt het in de praktijk voor dat de FG onderdeel uitmaakt van een afdeling die organisatorisch en hiërarchisch valt onder een afzonderlijke manager. Geen van de FG’s ervaart een dergelijke constructie als een (mogelijke) aantasting van de onafhankelijkheid. In de grotere ziekenhuizen komt het vaker voor dat de FG direct aan de manager rapporteert en/of werkoverleggen met deze manager voert. Deze overleggen gaan vaak over dagelijkse werkzaamheden, meldingen met relatief laag privacyrisico, incidenten, de stand van zaken ten aanzien van verwerkingsregisters, advies- en beleidsstukken en lopende projecten. De manager heeft vervolgens zelf periodiek overleg met de raad van bestuur en doet aldaar verslag. De AP heeft op basis van de documentatie en de gevoerde gesprekken geen aanleiding om aan te nemen dat de onafhankelijkheid van FG’s in een dergelijke organisatorische constellatie in de knel komt. In dat verband is mede van belang dat de AP heeft vastgesteld dat er in alle gevallen hoe dan ook rechtstreeks contact mogelijk is tussen FG en raad van bestuur.
Meerdere/onverenigbare functies
Op één ziekenhuis na vervult de FG bij de onderzochte ziekenhuizen geen andere functies binnen het ziekenhuis. Gelet hierop vinden de ziekenhuizen het ook niet nodig om expliciet vast te leggen welke functies onverenigbaar zijn met de FG-rol. Bovendien vinden de ziekenhuizen dat hiermee ook feitelijk de onafhankelijkheid van de FG is gewaarborgd, ook al is dat niet schriftelijk vastgelegd in interne beleidsdocumenten. In één van de kleine ziekenhuizen vervult de FG naast deze functie ook de functie van risicomanager en manager medische techniek. In een ander (middelgroot) ziekenhuis was tijdelijk een externe FG werkzaam die tevens de rol van ISO vervult, maar hierin komt binnenkort verandering.
Voorkomen van instructies van het bestuur en ontslagbescherming
Geen van de FG’s in dit onderzoek heeft aangegeven inhoudelijke instructies van de raad van bestuur of managers te ontvangen. De meeste ziekenhuizen hebben hierover niets in interne documentatie vastgelegd, omdat de AVG dat al regelt. Hetzelfde geldt voor de ontslagbescherming van de FG. Een aantal ziekenhuizen geeft overigens aan te overwegen om die onderwerpen in de toekomst toch op te nemen in intern beleid.